企劃案要寫幾頁,最讓主管滿意?

有一次受客戶邀請參加業績討論會議,在會議休息時間,恰巧看見兩位秘書分別拿著報告來找他們各自的主管討論。

一位秘書拿報告給張副總過目,主管拿到之後翻了一下說,「這報告這麼厚,要讀到什麼時候?你說重點就好。」秘書離開時喃喃自語說,「每次要我改來改去都不看,是想怎樣?」

另一位秘書拿報告給李協理過目,主管拿到之後仔細看過之後說,「這報告做得很仔細,但是你在成本效益分析這一段還需要列得更詳細。」秘書離開時同樣也喃喃自語說,「報告已經這麼厚了還在挑剔,是想怎樣?」

你覺得以上的情景熟悉嗎?

大多數人離職的原因是因為主管,但不可否認,大多數人的升遷與加薪也是因為主管!也許你常常抱怨主管的壞毛病、壞習慣,總希望他能改掉,但是聰明的部屬都知道,面對不同性格的主管,就該用不同的應對方法與他相處!所以讓我們面對現實吧!你真的無法改變主管的個性,但可以思考怎麼做會讓你們每次合作都能輕鬆愉快。

重點是,你知道你的主管是哪一種性格類型嗎?你知道你的同事是哪一種性格類型嗎?

以DISC個性分類分辨主管的性格類型

美國心理學家威廉.馬斯頓博士(Dr. William Marston) 創建的DISC個性分類,是我認為非常容易理解並容易學習不同人類型的方法。這個方法分別依照節奏快、節奏慢、以人為主、以事為主等四個維度,歸類出四種不同的類型:支配型(Dominance)、表現型(Influence)、親切型(Steadiness) 和分析型(Conscientious),也就是所謂的DISC,藉此我們可以瞭解自己的上司屬於何種類型,並依據該類型喜歡的方式進行溝通。

支配型(D)主管

特色:目標導向,說話快,有行動力,沒耐性,喜歡打斷別人談話,喜歡挑戰,個性積極,敢於創新,有自信,喜歡掌控全域,決策專斷,不輕易妥協,甚至要求部屬馬上辦。

弱點:不易靜下心來傾聽,較無耐性,脾氣比較火爆,容易和人引起摩擦。

表現型(I)主管

特色:熱情洋溢,好交朋友,富有創意,話特別多,樂觀正向,喜歡創造愉快的環境,善於激勵他人,說服力強。

弱點:心直口快,注意力不持久,容易衝動,過於依賴感覺行事。

親切型(S)主管

特色:個性謙虛溫和、脾氣好,善解人意,耐心傾聽,行事不慌不忙,對團隊忠誠度高,重計畫規律,是團隊中穩定的力量。

弱點:太過小心謹慎而猶豫不決,被動,拒絕改變,自信心企圖心不足,避免對立和衝突。

分析型(C)主管

特色:要求細節,邏輯能力非常強,系統化的思考與分析力強,完美主義者,重視品質與細節,深思熟慮,講求事實,思維嚴謹。

弱點:個性保守、過分小心,慢半拍,延遲行動。 當判斷與瞭解自己與他人的性格特質後,針對不同類型,我們應該要能夠與他們進行步調一致的溝通,才能找出最佳溝通模式。

如何因主管而異,應對與溝通?

支配型(D)主管

溝通時應該要「直接切入重點」,最好能切中問題要點,簡短說明,廢話不用太多,因為講太多細節,他會覺得你浪費他的時間,因此可以直接主動表明自己的建議與需求,請示決策時,應該要給選擇題、不給問答題,最好溝通時能拿出具體進展與成果,因為他們在乎事情的結果與達成效率。

應對方法

1.請主管裁示時,需要預先預備兩個到三個選擇方案,其中可放進你的偏好選項,引導他做出對你有利的決策。
2.言談中尊重他,並讓他覺得自己是很好的導師,並偶爾以「師父帶領徒弟」為由,讓他慢慢授權。
3.為了贏得主管的信任,成果完成時間一定要比他預期的更早、更快。

表現型(I)主管

溝通時應該要多認同他,這類型主管喜歡聽好聽的話、很樂於分享,所以可以跟他天南地北的聊,個性很活潑,要讓他覺得「感覺對了」,只要感覺不對就很難搞,讓他知道你重視他,喜歡歡樂有趣的氣氛,容易感性決策。

應對方法

1.他們都覺得自己是最棒的,因此最好以徒弟的姿態努力模仿、學習。

2.他們喜歡有創意的人,所以在簡報上請儘量發揮設計與創意,展現熱情與笑容。

3.帶著行事曆與記事本去和主管開會,逐條討論並確定做法。提醒主管可能遺漏的事。

親切型(S)主管

溝通時應該要多用同理心的角度關心他,請給予更多的關懷與安全感,重視團隊共識,甚至比較唯命是從,有時在需要做決定時,會比較猶豫不決,建議提案時最好不要改變幅度太大,不然他們很難接受。

應對方法

1.他們很怕出鋒頭,為自己帶來不必要的麻煩,所以儘量低調行事。

2.「特殊做法」、「規定之外」,是他們最不能接受的事,所以要想辦法在規定內解決問題。

3.說服時儘量從「為部門好」、「為公司好」方向切入。

分析型(C)主管

溝通時應該要在乎資料的嚴謹程度,講究證據與資料,喜歡實事求是的做事方法,建議多聽再回應,如果要說服他,就要先說服他的邏輯。

應對方法

1.避免談論私事,尤其在辦公室不要刺探生活或私事。

2.說服時,建議將每件事以流程方式展開,會讓主管覺得你很有邏輯。

3. 討論時,儘量不要讓他覺得你是突發奇想,而要讓他覺得你有備而來。 簡單的說,我們應該要調整自己與主管的頻率相同,讓彼此溝通更順利

最後,如果我們已經寫好企劃案,應該如何讓主管更容易點頭呢?

針對不同類型的主管,我想以一句話總結,「支配型(D)主管,一頁就好,表現型(I)主管,漂亮就好,親切型(S)主管,實用就好,分析型(C)主管,越厚越好。」

希望大家未來跟主管甚至每位同事的每次合作都能輕鬆愉快。

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