第一次設計工作坊(Workshop)就上手(三)

第一次設計工作坊(Workshop)就上手(三):工作坊的啟動(Alignment)技巧

延續前兩篇
第一次設計工作坊(Workshop)就上手(一):工作坊的四大類型
第一次設計工作坊(Workshop)就上手(二):工作坊的三大步驟
本篇我們來分享:工作坊的啟動(Alignment)技巧

工作坊的規模可以從幾個人到幾百個人,筆者最高曾經操作過超過兩百人的工作坊,其流程設計與操作細節因規模的不同而有很大的差異,我們的文章以最常見的企業實務為範例,人數大約為三十人左右,所以如果各位朋友想要組織一個企業內部四十人以下的工作坊,那麼這裡所舉例的操作方法,對各位來說一定非常實用。

工作坊內容架構大致上可分為三個階段,也就是三動:

  1. 啟動(Alignment)
  2. 活動(Activities)
  3. 行動(Action)

我為什麼把啟動叫做Alignment,企業每年的新策略或是跨部門重要戰略溝通都需要經過一場Alignment Meeting,以達成合作結盟溝通的目的,未來才能密切結合,所以我把工作坊的第一階段叫做Alignment,意思是主持人和主管必須與工作坊的團隊成員形成合作結盟關係,而不是對立關係。

所以啟動(Alignment)這個階段要能夠「密切結合」大家的意願、目的與規則,有四大步驟,口訣就是「開一場玩笑」,分別是「開」場、「一」句話總結、「場」地與規則說明、讓團隊「玩」起來「笑」出來

我們建議按照這四大步驟完成啟動(Alignment),如果你有特別想法想更改順序也無妨,重點是達到目的就可以了

一、三個步驟進行「開」場

1、確定已完成進場準備:

● 組別排、名牌、號碼牌與教具等已分別放在每組桌上
● 白板、告示板、評分板皆以各就定位
● 行政組引導學員依組別入座
● 準備簽到表並完成簽到,如果需要事先發教材可以先發,我的習慣是工作坊的開場階段不發教材,在活動進行中按照階段,每一個階段發不同的表格或教材以進行操作。

2、歡迎大家:

由主持人上臺,歡迎大家,進行自我介紹,並歡迎最高主管上臺

3、主管宣誓:

主管致詞並宣佈工作坊開始,此時可以鼓掌、播放奏樂聲,甚至有真的敲鑼打鼓等宣誓儀式

二、如何進行「一」句話總結

主持人再度上場,請一句話總結剛才最高主管的致詞,這一句話非常重要,必須切中成員的心理,以及勾勒出完成工作坊對他們的好處,為什麼來到這裡,站在成員的角度說明目的,以及如何幫助大家與公司。
例如:如果我們能完成工作坊有什麼好處?如果我們不能完成工作坊有什麼影響?

三、如何進行「場」地與規則說明

必須至少包含以下四個說明

1、場地介紹:

尤其是茶水點心區,廁所,抽菸區等重要地點一定要說明

2、說明行政規則:

可以口頭或借由PPT來宣佈,以下是常見的行政規則,請記住,事前有說明,活動中發生不可預期的狀況將會大大降低,我的經驗是,行政規則必須先跟最高主管討論過,他的支持與背書,將是工作坊的成功關鍵之一
● 手機請轉成震動或靜音,鈴響或欲罷不能被評審們抓到者扣小組總分一分
● 活動進行中有關活動細節與進行方式的疑問,可問助教或工作人員(身穿XX色襯衫,身上有XX特別標誌的人)
● 大門口禁止出入,所有與會人員只有休息時間可以出去,如遇重大事故或要出大門口,必須向最高主管報告並向助教登記。評審們不定期檢查,每組最多只能同時離開兩名,違者扣小組總分一分
● 組長負責組員之出勤與時間管理。
● 集合時間全員到齊的小組,每次加總分一分

3、簡短說明流程:

將大流程提綱挈領說明主題是什麼?想討論或解決什麼議題?預計花多少時間?等等

4、競賽規則與獎品:

這部分是活動成功的關鍵因素之一,整個工作坊以競賽分數的方式進行,最高分者為總冠軍,總冠軍有一個特別的禮物,請注意這個是特別,而不一定是最貴,我的經驗是,榮譽感加特別的禮物,雙重的競賽趣味感與壓力,是讓團隊互相合作向前邁進的重要關鍵。

四、如何進行建立團隊「玩」起來「笑」出來

這一部分是第一階段的最後,也是準備銜接第二階段的步驟,所以非常的重要,以下提供幾個便利不需要道具的方法也很有效的方法幫助各位建立團隊,重點是要讓他們玩起來笑出來,讓頭腦與心情鬆綁,以下方法不一定要每個都用,各位可以視團隊氣氛自行運用。

來一段舒展操

設計一段疏解壓力,身體或腦力的舒展操,邀請大家起立跟著做,可以是簡簡單單的動動手動動腳,也可以隆重的設計一段歌舞表演,例如我曾經主持一場工作坊,主辦單位有人在臺上扮演「伍佰」,音樂旋律隨之響起,開始帶動唱「你是我的花朵」全場立刻進入瘋狂狀態,我的經驗是,一定要有人在臺上帶頭做,尤其是高階主管的帶頭更能帶來意想不到的歡樂。

取自己的江湖稱號

給每一個人三十秒的時間,在名牌上寫下自己的昵稱,小名,甚至江湖稱號,讓大家在待會的自我介紹中,展現出有趣的另一面,甚至我曾經看過,有精心設計的「我是誰」道具,上面除了江湖稱號之外,還有我的興趣與我的經驗等內容,可以大大促進現場的氣氛。

小組自我介紹互動

小組間每一個人運用江湖稱號做互動性的互相自我介紹,可以設計簡單的肢體接觸動作,例如握手或擊掌

大風吹

可以讓組員按照生日順序,家裡距離遠近順序,姓名順序,甚至起床時間順序,重新就座,最快完成的小組加分,這個方法可以讓大家迅速簡單認識,並立刻炒熱氣氛。

選小組長

小組長可以在工作坊之前已事先指派,或是現場選派,事先指派的好處是可以先把團隊內較有領導力的人用這個機會帶領大家,而現場選派的好處是,可能會選舉大家有共識的領導者。現場選派,最簡單最快速的方法,所以請大家舉手指向自己心目中的小組長,我的經驗是,這個階段如果請大家閉著眼睛操作會更有樂趣。

設計隊名與隊呼

組長帶領團隊想出設計出最能代表小組精神的隊名、隊呼與符號,可以畫在白報紙上貼起來展示,我的經驗是,這個階段的時間越短越有趣,例如一分鐘完成。

展示隊名與隊呼

組長帶領團隊用小組最棒的方式展現隊呼,可以依序喊出隊呼,也可以用,爭取加分的方式,甚至可以提醒組員,愈大聲愈有創意分數愈高,好處是這個階段,會讓全場進入高潮,缺點是隔壁的人會來敲門說安靜一點,我就遇到好幾次。

以上是在企業內實施工作坊,最實務最簡便也最有效的幾個方法,當然還有更多有效又好玩的方法,就待各位讀者自行發掘喔!

下回我們將針對工作坊(Workshop)流程設計中的第二動,也就是活動(Activities)的建議技巧與秘訣進行分享,愈來愈精彩了,我們下回見!

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