第一次設計工作坊(Workshop)就上手(二)

延續上一篇「第一次設計工作坊(Workshop)就上手(一)」,我們談到工作坊的四大類型,這一篇我們來談工作坊的流程設計與準備事項

設計工作坊流程前,必須先思考以下針對設計工作坊的6W2H問題

● What:做什麼工作坊?目標是什麼?
● Why:團隊為何要實施此工作坊?要達到什麼樣的目的?
● Whom:工作坊是為誰而作?發起人是誰?最終對象是誰?
● Who:誰是工作坊主持人?工作坊小組成員有哪些人?
● When:何時可以開始工作坊活動?何時需要完成共識?何時需要產出結果與行動?
● Where:在哪裡實施工作坊?
● How much:預算是多少?工作坊主持人與成員有多大的決策權?
● How to do:如何實施工作坊?要用到哪些技術和工具?應遵循怎樣的流程?

請先完成「工作坊目標陳述與分析表」

建議各位完成以下「工作坊目標陳述與分析表(Workshop Objective Statement and Analysis)」,將可以有效幫助自己準備工作坊

工作坊目標陳述與分析表-劉恭甫-功夫老師
工作坊目標陳述與分析表-劉恭甫-功夫老師

思考並寫下具體的目標

「結束之後,我希望(什麼人)能對(什麼主題)達成(什麼目標)的決策與共識」這是非常重要的一句話。

這裡的(什麼人)最好指名道姓,而不是類似「高階主管們」或「行銷部門與研發部門」等的模糊統稱。

這裡的(什麼主題)必須是一個「具體清晰」、「聚焦在顧客需求」與「開放式」的主題

以下三個題目,B比A好,C又比B好
A:我們如何賺錢?
B:我們如何增加客戶滿意度,讓我們可以因此賺錢?
C:我們如何減少客戶來店時的排隊等待時間,讓我們可以增加客戶滿意度,也因此賺錢?

這裡的(什麼目標)必須是具體可驗收可驗證的,例如「一個月內完成風險管理SOP」,而非模糊的「同樣問題未來不會再發生」等字眼。

針對關鍵議題來評估成員與立場

舉例來說,如果我們的主題是「進入雲端市場」,關鍵議題可能是「為什麼要進入雲端市場」「如何切入雲端市場」「我們每年度的雲端市場新產品是什麼」,而「為什麼要進入雲端市場」這個議題裡面,陳協理的支持程度為+3,立場是「未來十年雲端市場將呈現高度成長」,而李副總的支持程度為-2,立場是「我們公司目前沒有雲端相關技術人才」

經驗告訴我們,如果我們能及早找出這些利益相關者,與他們的立場分析,非常有助於工作坊的準備。

完成以上6W2H問題思考與「工作坊與分析表」後,我們就可以開始進入工作坊的流程設計。

工作坊內容架構大致上可分為三個階段,也就是三動:

啟動(Alignment)

活動(Activities)

行動(Action)

這三個部分就像一個三明治,兩片麵包中間夾火腿蛋,上面那片麵包是開場,下面那片麵包是結尾,中間就是活動。

瞭解工作坊三大架構的目的

啟動(Alignment)的目的就是抓住成員的注意力,讓成員們非常願意開始討論。

做完了啟動(Alignment)我們就要進入活動(Activities)了,活動是什麼?就是整場工作坊的主要內容,這個內容必須有嚴謹的架構,前後串聯,就好像遊戲的關卡設計,主持人必須帶領成員一步一步進入每一關,挑戰困難,目的是達成關卡中所指派的任務。

行動(Action)最重要的目的是,將工作坊的結論形成共識,將共識結論轉化成行動,定出行動計畫。

下回我們將針對工作坊(Workshop)流程設計常犯的錯誤與建議技巧進行分享。

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